05.06.2023-Fachbeitrag -Schätzung

VON RA PROF. DR. CARSTEN WEGNER, BERLIN

Der BFH hat das BMF aufgefordert, dem Revisionsverfahren beizutreten, um dazu Stellung zu nehmen, ob und wenn ja unter welchen Voraussetzungen ein äußerer Betriebsvergleich in Gestalt einer Schätzung anhand der Richtsätze der amtlichen Richtsatzsammlung des BMF zulässig ist.

Sachverhalt

Der Kläger (K] betrieb in einer deutschen Großstadt eine Diskothek. Eine Außenprüfung für die Streitjahre 2013 und 2014 beanstandete die Kassen- und Buchführung des Kals formell ordnungswidrig. Daher verprobte der Prüfer die Getränkeumsätze und ermittelte einen Rohgewinnaufschlagsatz von knapp 400 Prozent. Dieser wich erheblich von denjenigen Sätzen ab, die den Gewinermittlungen des K zu entnehmen waren. Daraus folgerte der Prüfer, dass die Betriebseinnahmen und Umsätze unvollständig erklärt worden seien. Auf Grundlage des von ihm errechneten Aufschlagsatzes schätzte er kräftig hinzu, ebenso bei den Erlösen aus Eintrittsgeldern und Garderobendienstleistungen.

Auch das FG ging was K inzwischen nicht mehr in Abrede stellt von einer Schätzungsberechtigung aus. Es beanstandete aber sowohl die Schätzungsmethode als auch das -ergebnis des FA. In Ausübung seiner eigenen Schätzungsbefugnis schätzte es die Getränkeumsätze nach Maßgabe eines äußeren Betriebsvergleichs. Dabei orientierte sich das FG im ersten Rechtsgang bei dem von ihm zugrunde gelegten Rohgewinnaufschlagsatz von 300 Prozent zum einen an der vom BMF veröffentlichten Richtsatzsammlung, die für Gastronomiebetriebe in den Streitjahren Rohgewinnaufschlagsätze zwischen 186 Prozent und 376 Prozent [2013] bzw. 186 Prozent und 400 Prozent (2014] sowie einen Mittelwert von jeweils 257 Prozent ausweist. Es berief sich auf einen nur für den Dienstgebrauch der Finanzverwaltung erstellten Erfahrungsbericht vom 23.5.17 über Betriebsprüfungen bei Diskotheken [sog. Fachinfosystem Bp NRW].

Auf die Nichtzulassungsbeschwerde des K hob der BFH das Urteil aufgrund eines Verfahrensfehlers auf und verwies die Sache an das FG zurück (28.5.20, X B 12/20,BFH/NV 20, 1087). Mit Urteil vom 13.10.20 bestätigte das FG sein Ergebnis, griff für den Ansatz des Rohgewinnaufschlagsatzes von 300 Prozent aber nur noch auf die Richtsatzsammlung des BMF zurück. Im jetzigen Revisionsverfahren will sich der BFH
mit der Rechtsfrage auseinanderzusetzen, ob und wenn ja unter welchen Voraussetzungen ein äußerer Betriebsvergleich in Gestalt einer Schätzung anhand der Richtsätze der amtlichen Richtsatzsammlung des BM F zulässig ist (BFH 14.12.22, X R 19/21, Abruf-Nr. 234017).

Entscheidungsgründe und Relevanz für die Praxis

Nach § 162 Abs. 1 S. 1 AO muss die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen schätzen, soweit sie diese nicht ermitteln oder berechnen kann. § 96 Abs. 1 S. 1 Hs. 2 FGO i. V. m. § 162 AO gibt dem FG eine eigene Schätzungsbefugnis. Zu schätzen ist u. a., wenn der Steuerpflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder seine Mitwirkungspflicht nach § 90 Abs. 2 AO verletzt, § 162 Abs. 2
S. 1 AO. Nach Abs. 2 S. 2 gilt Gleiches, insbesondere wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen führen muss, nicht vorlegen kann, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht nach §158 AO zugrunde gelegt werden oder wenn Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit oder Unvollständigkeit der vom Steuerpflichtigen gemachten Angaben zu steuerpflichtigen Einnahmen oder Betriebsvermögensmehrungen bestehen.

In Strafverfahren wird i. d. R. über materielle Defizite gestritten, und auch ab und an geschätzt. In Steuerprüfungsverfahren die ab und an allerdings auch Ausgangspunkt für Steuerstrafverfahren sind führen demgegenüber schon formelle Buchführungsmängel zu Streit. Entsprechende Mängel berechtigen (nur] zur Schätzung, als sie Anlass geben, die sachliche Richtigkeit des Buchführungsergebnisses anzuzweifeln (BFH 25.3.15 , X R 20/13, BFH E 249, 390).

MERKE: Nach § 162 Abs. 1 S. 2 AO (i. V. m. § 96 Abs. 1 S. 1 Hs. 2 FGO] sind bei der Schätzung alle Umstände zu berücksichtigen, die für sie bedeutsam sind. Die Schätzungsergebnisse müssen schlüssig, wirtschaftlich möglich und vernünftig sein (vgl. BFH 17.6.20, X R 26/18, BFH/NV 21, 314]. Letzteres sind Kriterien, die allerdings auch in Strafverfahren immer wieder als Kontrollüberlegung bzw. Gegenargument in den Raum geworfen werden sollten.

Im Kern gilt (und ist durch die Rechtsprechung abgesichert) Folgendes:

• Das FA und damit gern. § 96 Abs. 1 S. 1 Hs. 2 FGO i. V. m. § 162 AO auch das FG ist in der Wahl seiner Schätzungsmethoden frei.
• Es ist Sache der Tatsacheninstanz zu entscheiden, welcher Schätzungsmethode sie sich bedienen will, wenn diese geeignet ist, ein vernünftiges und der Wirklichkeit
  entsprechendes Ergebnis zu erzielen.
• Der Steuerpflichtige hat keinen Anspruch auf die Anwendung einer bestimmten Schätzungsmethode.
• Weder das FA noch das FG sind grundsätzlich verpflichtet, das aufgrund einer Schätzungsmethode gewonnene Ergebnis noch durch die Anwendung einer weiteren Schätzungsmethode zu überprüfen oder zu untermauern [vgl. BFH 16.12.21, IV R 1/18, BFH/NV 22, 305].
• Allerdings ergibt sich aus§ 5 AO i. V. m. dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, dass die Wahlfreiheit des FA bzw. des FG bei der Auswahl zwischen mehreren in Betracht kommenden Schätzungsmethoden nach den für die Ausübung pflichtgemäßen Ermessens geltenden Grundsätzen eingeschränkt ist und dabei auch Verhältnismäßigkeitserwägungen zu beachten sind.

Nach Maßgabe dieser Grundsätze hat die höchstrichterliche Rechtsprechung die Schätzung von Besteuerungsgrundlagen durch einen äußeren Betriebsvergleich anhand der aus der amtlichen Richtsatzsammlung des BMF zu entnehmenden Richtsätze bislang als „anerkannte Schätzungsmethode“ bewertet [vgl. u. a. BFH 5.12.07 X B 4/07, BFH/NV 08, 587; 14.8.18, XI B 2/18, BFH/NV 19, 1). Der BFH hat zudem wiederholt klargestellt, dass die amtlichen Richtsätze keine Rechtsnormen sind [so bereits BFH 18.9.74, 1 R 94/72, BFHE 114, 1]. sondern nur anerkannte Hilfsmittel der Verprobung und Schätzung der Umsätze und Gewinne [BFH 7.12. 77, 1 R 16, 17 /75, BFHE 124, 18).

MERKE: Durch die Rechtsprechung ist zudem geklärt, dass Schätzungsgrundlagen im Streitfall von der Finanzbehörde so dargelegt werden müssen, dass ihre Nachprüfung und insbesondere eine Schlüssigkeitsprüfung des zahlenmäßigen Ergebnisses der Schätzung möglich ist. Hierzu müssen sowohl die Kalkulationsgrundlage und damit auch die spezifischen Daten, auf denen die Schätzung basiert als auch die Ergebnisse der Kalkulation sowie die Ermittlungen, die zu diesen Ergebnissen geführt haben, offengelegt werden.

Ungeachtet dessen hat sich der BFH bislang nicht näher damit auseinandergesetzt, auf welchen Grundlagen und Parametern die Richtsätze des BMF beruhen, wie sie zustande kommen und welche Auswirkungen sich hieraus auf die Tauglichkeit eines äußeren Betriebsvergleichs anhand der Richtsatzsammlung ergeben. In Anbetracht der insbesondere für die steuerrechtliche, aber auch für die steuerstrafrechtliche [BGH
20.12.16, 1 StR 505/16, HFR 17,970] Praxis erheblichen Bedeutung derVerprobung und Schätzung von Besteuerungsgrundlagen anhand der amtlichen Richtsatzsammlung erscheint es dem BFH sachgerecht, das BMF förmlich am hiesigen Revisionsverfahren zu beteiligen. Denn unklar erscheint dem BFH gegenwärtig insbesondere.

• welche Einzeldaten mit welchem Gewicht in die Ermittlung der Richtsätze der jeweiligen Gewerbeklasse einfließen, wie die Repräsentativität der Daten sichergestellt wird und ob es Einzeldaten gibt, die von vornherein ausgeschlossen werden
• ob die regional zum Teil erheblich unterschiedliche Höhe fixer Betriebskosten [insbesondere Raum- und Personalkosten] der Festlegung bundeseinheitlicher Richtsätze entgegensteht
• weshalb die Ergebnisse von Außenprüfungen bei sog. Verlustbetrieben unberücksichtigt bleiben, obwohl auch solche Betriebe grundsätzlich einen positiven Rohgewinnaufschlagsatz ausweisen
• ob ganz oder teilweise erfolgreiche Rechtsbehelfe des Steuerpflichtigen gegen die auf eine Außenprüfung ergangenen Steuerbescheide Eingang in die Richtsatzsammlung finden

Zudem ist für den BFH fraglich, wie dem Steuerpflichtigen ermöglicht werden kann, das Ergebnis einer Schätzung auf der Grundlage der amtlichen Richtsatzsammlung insbesondere auch im Hinblick auf die spezifischen Daten, die dieser Sammlung zugrunde liegen nachzuvollziehen und zu überprüfen.

QUELLE: PStR Praxis Steuerstrafrecht, Ausgabe 07/2023, Seite 148, ID 49314880

12.06.2023-Fachbeitrag -Überwachung des grenzüberschreitenden Verkehrs

VON RA DR. SEBASTIAN PETERS, ZERTIFIZIERTER BERATER FÜR STEUERSTRAFRECHT [DAA].
STRECK MACK SCHWEDHELM, KÖLN

Reisende, die Barmittel von 10.000 EUR oder mehr bei sich führen, müssen dies schriftlich beim Zoll anmelden. Zum Nachweis der Herkunft, des wirtschaftlich Berechtigten und des Verwendungszwecks der Barmittel oder gleichgestellter Zahlungsmittel, muss der Betroffene oder wirtschaftlich Berechtigte im Rahmen des sog. Clearingverfahrens auf Verlangen der Zollbediensteten geeignete Belege, Urkunden oder sonstige Dokumente vorlegen, § 12a Abs. 5 S. 1 ZollVG. Gegen die Sicherstellung ist der Widerspruch, im Fall der Nichtabhilfe die Anfechtungsklage zu erheben.

1. Beschlagnahme

Wenn die Annahme begründet ist, dass die Voraussetzungen der Einziehung oder Unbrauchbarmachung eines Gegenstands vorliegen hier in Form des Bargelds, kann dieser beschlagnahmt werden, um die weitere Vollstreckung nach der Sicherstellung und ggf. erfolglosem Clearingverfahren (§ 12a Abs. 5, 7 ZollVG] zu sichern, § 111 b Abs. 1 StPO. Oft wird hier der Vorwurf der Geldwäsche in den Raum gestellt, festgemacht an einer vermeintlich unklaren Herkunft.

Voraussetzung ist indes ab diesem Zeitpunkt ein sog. strafrechtlicher Anfangsverdacht i. S. d. § 152 Abs. 2 StPO (zum Ganzen Peters in: MüKo, StPO, 1. Aufl., § 152 Rn. 34; Gercke in: Gercke/Julius/Temming/Zöller, StPO, 6. Aufl.,§ 111 b Rn. 1 O; Köhler in: Meyer-Goßner/Köhler, StPO, 65. Aufl., § 111 b Rn. 6]. Nach dieser Vorschrift bedarf es zureichender tatsächlicher Anhaltspunkte für eine verfolgbare Straftat. Ein Anfangsverdacht muss in konkreten Tatsachen bestehen; vage Anhaltspunkte und bloße Vermutungen reichen nicht aus (Peters in: MüKo, StPO, a. a. 0., § 152 Rn. 38; Schmitt in: Meyer-Goßner/Schmitt, a. a. 0., § 152 Rn. 4, m. w. N.l. Ein den Verfolgungszwang auslösender Anfangsverdacht liegt vor, wenn es nach kriminalistischer Erfahrung möglich erscheint, dass eine verfolgbare Straftat begangen worden ist (BVerfG 23.7.82 2, BvR 8/82, NStZ 82, 430; 18.1.94 2 BvR 1912/93, NJW 94, 783; BGH 21.4.88 111 ZR 255/86, NJW 89, 96, 97]. mithin die Möglichkeit einer späteren Verurteilung t }~aJteht. Die Möglichkeit bezieht sich auf vier Komponenten:

• Tatbegehung
• Subsumtion der Tat unter einen Straftatbestand
• Nachweis der Tatbegehung mit prozessual zulässigen Beweismitteln
• Fehlen von Verfahrenshindernissen

Im Hinblick auf den Vorwurf der Geldwäsche ist sogar ein sog. doppelter Anfangsverdacht erforderlich, d. h. für die Vortat und die Tat der Geldwäsche selbst (BVerfG 31.1.20, 2 BvR 2992/14, ZWH 20,338 mit Anm. Braun unter Verweis auf LG Marburg 15.11.02, 4 Qs 136/02, StV 03, 67, 68; BGH 18.9.19, 1 StR 320/18, wistra 20, 61; LG Berlin 27. 7.20, 506 QS 57 /20 [juris]; LG Ulm 13.4.11, 2 Qs 2019/11 Rn. 6 [juris]; Neuheuser in: MüKo, StGB, 3. Aufl.,§ 261 Rn. 137].

MERKE: Ermittlungsrichterliche Beschlüsse setzen mitunter allein die Höhe der Barmittel und/oder die Umstände, die dazu berechtigen, Barmittel sicherzustellen, dem Vorliegen eines Anfangsverdachts gleich. Dies ist unzulässig. Erst die konkrete Vortat versieht das Geld oder den sonstigen Gegenstand, mit dem der Täter umgeht, mit dem Makel, der einer neutralen, sozialtypischen Handlung wie z. B. einer Geldzahlung das Unwerturteil der Strafbarkeit zuweist. Dies ist Tatfrage.

Oft wird der Nachweis für eine illegale Herkunft der Gelder im laufe des Ermittlungsverfahrens nicht oder nicht ausreichend geführt oder kann nicht entsprechend geführt werden. Bargelder bleiben unverhältnismäßig lang beschlagnahmt. Zumeist fehlt es im weiteren Verlauf des Ermittlungsverfahrens zunehmend an dem Anfangsverdacht der Anknüpfungstat, d. h. an konkreten Anhaltspunkten, dass die Barmittel aus rechtswidrigen Straftaten stammen. Selbst wenn man den Strafverfolgungsbehörden zum Beginn der Ermittlungen auch noch einen Beurteilungsspielraum bezüglich der Vortat einräumen wollte, muss sich dieser im weiteren Verlauf des Ermittlungsverfahrens hinreichend konkretisieren, um rechtfertigen zu können, dass die den Drittbetroffenen belastenden Maßnahmen aufrechterhalten bleiben.

Wie jede strafprozessuale Zwangsmaßnahme i. R. d. Ermittlungsverfahrens steht auch die Anordnung und Aufrechterhaltung der Beschlagnahme zum Zwecke der späteren Einziehung zudem unter dem Vorbehalt der Verhältnismäßigkeit. Das BVerfG hat die Bedeutung dieses Merkmals mehrfach hervorgehoben (BVerfG 5.5.04, 2 BvR 1012/02, StV 04, 411; 14.6.04 2, BvR 1136/03, wistra 04, 378; 3.5.05, 2 BvR 1378/04, wistra 05, 335].

Da der Eingriff in das Eigentum auf der Grundlage eines bloßen Tatverdachts erfolgt und eine Entscheidung über die Strafbarkeit fehlt, muss eine Abwägung des Sicherstellungsbedürfnisses mit der Eigentümerposition erfolgen. Dabei darf dem Sicherstellungsbedürfnis kein zwangsläufiger Vorrang eingeräumt werden. Die ermittlungsrichterlichen Beschlussgründe müssen zudem die Annahme tragen, dass
das Sicherstellungsbedürfnis die Eigentumsgrundrechte des vom Arrest oder der Beschlagnahme Betroffenen überwiegt. Jeder Einzelfall ist konkret zu prüfen und darzulegen (BVerfG 5.5.04 2 BvR 1012/02, StV 04, 411; 14.6.04 2 BvR 1136/03, wistra 04, 378; 3.5.05 2 BvR 1378/04, wistra 05, 335].

Nach alter Rechtslage (§ 111 Abs. 3 StPO a. F.I entfiel das Rechtschutzbedürfnis nach Ablauf von sechs Monaten (BVerfG 5.5.04 2 BvR 1012/02, StV 04, 411; 14.6.04, 2 BvR 1136/03, wistra 04, 378; 3.5.05 2 BvR 1378/04, wistra 05, 335].

Das Übermaßverbot gilt freilich auch nach der Reform der Vermögensabschöpfung (OLG Nürnberg 31.8.21, Ws 718/21 [juris]; AG Bremen 18.1.21 91b Gs 1694/21 [juris]; Bittmann in MüKO, StPO, 2. Aufl., § 111 b Rn. 41; Köhler in Meyer-Goßner/Köhler, StPO, 65. Aufl., § 111 b Rn. 8].

Das Gesetz unterscheidet ausdrücklich zwischen dem einfachen und dem dringenden Tatverdacht. Nach allgemeiner Ansicht ist eine Verhältnismäßigkeitsprüfung vorzunehmen, bei der das Sicherungsbedürfnis der Allgemeinheit gegen das Grundrecht des Betroffenen aus Art. 14 Abs. 1 GG abzuwägen ist.

MERKE: Mit der den Eigentumseingriff intensivierenden Fortdauer der Maßnahme wachsen die Anforderungen an die Rechtfertigung der Anspruchssicherung.

Nach hier vertretener Ansicht erlischt das Sicherungsbedürfnis spätestens nach neun Monaten, ggf. auch schon früher, wenn keine konkreten Ermittlungsbemühungen zum Hintergrund der beschlagnahmten Gelder erkennbar sind, insbesondere was die Vortat betrifft. Ergänzend ist bei der Verhältnismäßigkeitsprüfung einzubeziehen, ob die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse der Annahme einer legalen Herkunft entgegenstehen, d. h., ob ein Missverhältnis der legalen Einkünfte zu den sichergestellten Barmitteln besteht.

2. Fazit

Ermittlungsrichterliche Beschlüsse zur Beschlagnahme von Bargeldern sind regelmäßig kritisch zu prüfen und ggf. mit dem Rechtsmittel der Beschwerde nach § 304 StPO anzufechten, insbesondere was den zwischenzeitlichen Nachweis der Anknüpfungstat betrifft. Dieser ist anders als im Clearingverfahren durch die Strafverfolgungsbehörden zu führen.

Beschwerdeberechtigt ist, wer durch die Maßnahme in seinen Rechten verletzt, d. h., in Freiheit, Vermögen oder einem sonstigen Recht in sachlich-rechtlicher oder verfahrensrechtlicher Art beeinträchtigt ist (Schmitt: in Meyer-Goßner/Schmitt, a. a. 0., § 304 Rn. 6). Dieses ist insbesondere beim Eigentümer der beschlagnahmten Sache der Fall (vgl. OLG Celle 30.9.64, 3 Ws 362/64, NJW 65, 362; Cirener in Graf, StPO, 3. Aufl., § 304 Rn. 11.1).

Im Blick zu halten ist auch das Spannungsfeld zwischen der Pflicht, nach § 12a Abs. 5 ZollVG mitwirken zu müssen ( .. muss … vorlegen“]. und den strafprozessualen Verwertungsverboten bei Verstoß gegen den nemo-tenetur- Grundsatz, wenn der Zoll Angaben zur Herkunft der Barmittel verlangt, obgleich zu diesem Zeitpunkt bereits ein (doppelter) strafrechtlicher Anfangsverdacht gegeben war.

PRAXISTIPP: Ungeachtet dessen sollte besonderes Augenmerk auch auf die GeldwäscheCompliance gelegt werden, da Bargeldaufgriffe regelmäßig auch zu weiteren diesbezüglichen zollrechtlichen Überprüfungen führen (können]. sei es durch Kontrollmitteilungen oder im Rahmen sog … Konzertierter Aktionen“.

Quelle: PStR Praxis Steuerstrafrecht, Ausgabe 07/2023, Seite 160, ID 49033313

Verpflichtende Einführung einer digitalen Rechnungsplattform gegen Mehrwertsteuerbetrug

Erst wenn eine Rechnung elektronisch zertifiziert wurde oder auf einen Server der Finanzverwaltung hochgeladen wurde, berechtigt die Rechnung zum Abzug der Mehrwertsteuer beim Rechnungsempfänger. Außerdem soll gerade für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) die Einführung einen Digitalisierungsschub auslösen, in dem die kaufmännischen Prozesse im Rahmen der Einführung digitaler werden. In anderen Ländern ist ein solches in der Fachsprache elektronisches Rechnungsstellungs- und Meldesystem genanntes Verfahren schon länger eingeführt.

Wie funktioniert die Finanzverwaltung in anderen Ländern?

Frankreich hat ein sogenanntes Zertifizierungsmodell eingeführt. Dort bieten von staatlicher Stelle autorisierte Dienstleister den Rechnungsausstellern Zertifikate an um den Rechnungsempfänger den Abzug von Mehrwertsteuer zu ermöglichen.

In Italien werden die Rechnungen auf einen Server der Finanzverwaltung hochgeladen und dort geprüft, nach Freigabe durch die Finanzverwaltung kann der Rechnungsempfänger dann die in der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer abziehen.

Angestrebt wird zumindest für zwischenstaatliche Umsätze eine Vereinheitlichung der Systeme.

Antrieb zur innerbetrieblichen Digitalisierung

Kleine und mittlere Unternehmen sollten die verpflichtende Einführung des elektronischen Rechnungsstellungs- und Meldesystems nutzen, um durch weitere Digitalisierung konkurrenzfähig zu bleiben. Gerne unterstützen wir Sie schon jetzt ihre kaufmännischen Prozesse auf die Einführung auszurichten um nicht neben ihrer eigentlichen Tätigkeit durch die Einführung in zeitliche Schwierigkeiten zu kommen.

Christian Ramin
Steuerberater

Regelmäßig beachten die Strafverfolgungsbehörden nicht, dass für die Beihilfe der Tatzeitpunkt nach dem Zeitpunkt der Teilnahmehandlung bestimmt wird (§§ 2 Abs. 1, 2 und 2 StGB). Sie gehen meist von dem Zeitpunkt der Begehung der Haupttat aus. Auch bei der Beurteilung der Schwere der Tat gehen sie vom Haupttäter aus. Der Bundesgerichtshof führt aber aus, dass für jeden der Tatbeteiligten gesondert zu prüfen ist, ob die Voraussetzungen für einen besonders schweren Fall erfüllt sind (BGH vom 6.9.2016 1 StR 575/16).

Der Verteidiger hat also darauf zu achten, dass die Verjährung und die Teilnahmehandlung bezüglich ihrer Schwere gesondert geprüft werden. Hier gilt es insbesondere bei einem Steuerberater dem Tatbeteiligung vorgeworfen wird, darauf hinzuwirken, dass die richtige Gesetzesfassung angewendet wird.

Sie haben ein sogenanntes KM (kleines oder mittleres) Unternehmen und denken, dass digitalisierte Verfahrensabläufe schon irgendwann auch bei Ihnen im Unternehmen eingeführt werden, nur nicht jetzt. Dann sollten Sie schnell umdenken. Nicht nur im technischen Bereich schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam fort, auch der wirtschaftliche Teil ist massiv betroffen.

Die Finanzverwaltung, selbst nicht immer in der Lage das von ihr vorgegebene Ziel des sogenannten „E-Government“ (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung) zu erreichen, digitalisiert zunehmend ihre Verfahrensabläufe und sorgt dafür, dass der Steuerbürger verpflichtet wird sich in diese Abläufe zu integrieren.

Tut er es nicht, drohen Zuschätzungen und sogenanntes Verzögerungsgeld (§ 146 Abgabenordnung) allein aufgrund formaler Mängel. Selbst wenn materiell alles richtig ist ! (siehe hierzu auch die Ausführungen im BFH Beschluss vom 02.06.2014 – III B 101/13 (NV), veröffentlicht am 30.07.2014.

Allerdings gibt es überall auf dem Markt der Informationstechnologie sogenannte Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme. Das Angebot hier ist groß und unübersichtlich. Die Preisspannen für diese Systeme sind es auch.

Lassen Sie sich davon nicht abhalten. Sprechen sie mit ihrem IT-Partner. Er kennt sogenannte revisionssichere digitale Archivierungssysteme. Mancher dieser Systeme haben Volltextsuche und es können auch einfache Abläufe (workflow) hinterlegt werden. Diese Systeme kosten zwischen 2500,– und 4000,- Euro oder können für eine Monatsmiete von 100-200 Euro geleast werden. Im Idealfall sichern sie auch selbständig täglich die Daten verschlüsselt auf einen in Deutschland stehenden Server.

Ich rede gar nicht vom sogenannten ersetzenden Scannen im Rahmen der Buchführung, sondern davon, dass Sie unabhängig von Ihrer analogen Ablage ihre Post, ihre Unterlagen und Dokumente einscannen.

Haben Sie das eine Zeitlang lückenlos getan, können Sie am besten über einen Jahreswechsel überlegen ob Sie die eingescannten Belege nicht vernichten. Diese Überlegung muss stets damit einhergehen, ähnlich wie in der Schule gelernt, eine Vorgangsbeschreibung* über Ihr vorgehen hier zu erstellen. „Wer, wann, wo, wie, was“. Sollten sich darin wiederfinden.

Unter anderen haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband hierzu eine Musterverfahrensdokumentation entwickelt

Der Link hierzu lautet: www.dstv.de/download/gemeinsame-verfahrensbeschreibung

Sollten Sie selber buchen, dann können Sie entweder die Digitalisierungsmöglichkeiten ihrer Buchhaltungssoftware nutzen oder die von revisionssicheren digitalen Archivierungssystemen vergebene unabänderliche Dokumentennummer mit dem Buchungssatz (Belegnummernfunktion) verknüpfen. So haben Sie einen (von Mehreren) Schritt in Richtung „ersetzendes Scannen) getan.

Wichtig ist, dass Sie erkennen, dass es mit der Digitalisierung der „klassischen“ Buchführungsunterlagen allein nicht getan ist. Zur Buchführung zählen alle steuererheblichen Dokumente. Also auch Lieferscheine, Wiegeprotokolle, etc. Unterlagen also, die sich gewöhnlich nicht in ihrem Buchhaltungspendelordner befinden.

Ein wichtiger Punkt ist auch, dass Sie verpflichtet sind, Belege, die Sie digital erhalten haben auch digital aufzubewahren. Also eben nicht auszudrucken, digital zu vernichten und vielleicht für Zwecke der „klassischen“ Buchführung wieder einzuscannen. Mit „klassischen“ Buchführungsunterlagen meine ich die, welche sich regelmäßig in Ihrem Buchhaltungspendelordner wiederfinden. Also alle Unterlagen, die einen Buchungssatz bedingen.

Ich will in diesem Beitrag gar nicht weiter auf die vielfältigen, komplexen Vorgänge beim Übergang von analoger zu digitaler Archivierung eingehen.

Mir ist wichtig, dass Sie erkennen, dass Sie ab sofort beginnen können ihre analogen Belege zu Digitalisieren und digitale Belege auch digital zu lassen und so zu archivieren.

Nichts hält Sie davon ab, kein späterer vorgeblich günstiger Zeitpunkt. Kein Kosten und Zeitargument rechtfertigen ein Aufschieben dieser Entscheidung.

Digitalisieren Sie jetzt. Optimieren und um Verfahrensabläufe erweitern, können Sie auch später, Schritt für Schritt.

*Weiterführende Hinweise

• BSI Technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen“, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

• Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS, VOI-Schriftenreihe, Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.

• Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösung, VOI-Schriftenreihe, Verband Organisationsund Informationssysteme e. V.

• Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht, AWV-Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Erich Schmidt Verlag

Sie haben ein sogenanntes KM (kleines oder mittleres) Unternehmen und denken, dass regelkonformes Verhalten, auch gegenüber den steuerrechtlichen Vorschriften, bei Ihnen eigentlich selbstverständlich ist. Sie haben vielleicht sogar schon einmal davon gehört, dass im Rahmen der sogenannten GoBD die Beschreibung der Abläufe in der Buchhaltung wichtig ist, denken aber, da wird sich Ihr Steuerberater schon kümmern. Die letzten Betriebsprüfungen durch das Finanzamt haben sie ja auch ganz gut überstanden.

Mit diesem Denken tragen Sie dazu bei den Staatssäckel noch mehr auf Ihre Kosten zu füllen, als das materielle Steuerrecht vorsieht.

Warum? Weil gravierende Verstöße gegen formale steuerrechtliche Vorschriften allein schon genügen um Zuschätzungen durch das Finanzamt zu rechtfertigen! (Siehe dazu auch die Ausführungen im BFH Beschluss vom 02.06.2014 – III B 101/13 (NV), veröffentlicht am 30.07.2014)

Allein durch die Festsetzung eines sogenannten Verzögerungsgeldes bei Verstoß gegen formale Vorschriften füllen Sie ungewollt die Staatskasse.

Fangen Sie darum jetzt und nicht erst im nächsten Quartal oder zum Jahreswechsel an in einem Dokument mit Datum und Unterschrift zu hinterlegen, dass Sie sich zu regelkonformen Verhalten verpflichten und beschreiben Sie kurz und prägnant in welcher Weise, dass bei Ihnen im Unternehmen geschieht. Erstellen Sie eine aussagekräftige Vorgangsbeschreibung, wie in der Schule gelernt, und Sie haben den ersten und wichtigsten Schritt getan um eigentlich ungerechtfertigte, da nur auf Formverstößen aufbauende Steuerschätzungen und Verzögerungsgelder zu vermeiden.

Wollen Sie für die Zukunft gewappnet sein und die formalen Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung schaffen fangen Sie jetzt damit an. Um dieses regelkonforme Verhalten zu optimieren stehen auch wir Ihnen gerne zu Verfügung.

Nun, zum einen sind das die Daten der für steuerliche Zwecke geführten Lohn- und Finanzbuchhaltung. Das ist einzusehen. Dann sind es alle Daten, die zu einem Geschäftsvorfall geführt haben. Die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, die Richtlinien der Finanzverwaltung definieren unter Textziffer 1.9. den Begriff wie folgt:

„Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern (z.B. zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen).“

Nun denkt man dabei wohl als erstes an Daten aus Belegen wie Rechnungen, Gehaltsabrechnungen sowie Gebühren- und Steuerbescheide.

Etwas klarer wird der Umfang der steuerlich relevanten Daten, wenn man Textziffer 1.3. der GoBD liest:

„Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl 2010 II S. 452). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z.B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.

Form, Umfang und Inhalt dieser im Sinne der Rzn. 3 bis 5 nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt. Eine abschließende Definition der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen ist nicht Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen. Die Finanzverwaltung kann diese Unterlagen nicht abstrakt im Vorfeld für alle Unternehmen abschließend definieren, weil die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme in den Unternehmen zu unterschiedlich sind.“

Also ist es demzufolge erst einmal egal ob die Daten analog oder digital vorliegen. Dies schon eine erste Erkenntnis. Dann aber bleibt die Finanzverwaltung im ungefähren, sie spricht, unter Verweis auf oberste Rechtsprechung, von Unterlagen: „die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl 2010 II S. 452)“. Darunter kann man sich nun alle Arten von Unterlagen vorstellen, vom Bierdeckel in der Gastronomie auf der die Zahl der getrunkenen Biere vermerkt ist, bis zur nur rein digital auf einem speziellen, nur für den eigenen Firmenverbund kreiertem Format, erstellten Rechnung. Die Finanzverwaltung lässt den Steuerbürger hier allein und betont dies auch noch in dem sie die Verantwortung abwälzt: „Form, Umfang und Inhalt…der…Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt.“ Na toll, könnte man meinen, dann sage ich einfach bei der nächsten Betriebsprüfung, die oder die vom Prüfer angeforderte Unterlage habe ich im Sinne meines ja ausdrücklich in den Richtlinien normierten Gutdünkens vernichtet. Ja, schon einzusehen, dass es so nicht funktionieren wird. Was gefordert wird ist neben der Verfahrensdokumentation (Textziffer 10.1. der GoBD), auch die schriftliche vom Steuerbürger zu erstellende Verfahrensanweisung zu Form, Umfang und Inhalt der steuerlich relevanten Unterlagen. In den letzten zwei Sätzen der Textziffer 1.3. der GoBD erklärt die Verwaltung auch, sich fast schon entschuldigend, warum sie „steuerlich relevante Daten“ nicht abschließend definiert, bzw. definieren kann.

Sicherlich wird sich erst in den nächsten Jahren hierzu eine oberste Rechtsprechung entwickeln.

Der Steuerbürger ist also gut beraten, wenn er neben einer Verfahrensdokumentation den Umfang der steuerlich relevanten Daten festlegt.

Da dies, wie schnell ersichtlich im Einzelfall, komplex und schwierig ist biete ich Ihnen als auf dieses Gebiet spezialisierter Steuerberater dabei meine Hilfe an.

Für Außenstehende und oft für die Betroffenen selbst ist die Vergabe des Nobelpreises meist überraschend. Jetzt haben zwei in Amerika forschende Ökonomen die Auszeichnung für ihre Forschung im Bereich der Vertragstheorie bekommen. Sie hatten unter anderem folgendes herausgefunden:

Bewirbt sich ein Interessent auf eine Stelle weiß der Chef oft auch nach der Prüfung der Einstellungsunterlagen und einem mit dem Bewerber geführten Gespräch nicht ob der Kandidat wirklich geeignet ist.

Wenn der Kandidat nicht die nötigen Qualifikationen für die Stelle hat wird er in der Regel in Aktionismus verfallen um seine Defizite zu überdecken. Merkt das der Chef wird er ihn in seinen Handlungsmöglichkeiten beschränken oder sich von ihm, nachdem schon Schaden entstanden ist, trennen.

Vielleicht hat der eingestellte Bewerber aber durchaus das Wissen, das für seine Aufgabe wichtig ist, verfolgt aber ganz andere Ziele als der Chef oder das Unternehmen. Oder aber er ist in einem Spezialgebiet tätig, das die Beurteilung durch den Chef oder durch andere Mitarbeiter gar nicht erlaubt. Der Chef kann gar nicht wissen ob er sich für den Geeignetsten entschieden hat.

Nach der Theorie der beiden ausgezeichneten Ökonomen hilft in dieser bei jeder Einstellung vorhandenen Grundmisere eines: Werte.

Werte die sowohl den Chef, den eingestellten Bewerber als auch das gesamte Unternehmen verpflichten.

Meines Erachtens sollten diese Werte stets im Einklang mit allgemein und weltweit gültigen ethischen Prinzipien stehen. Der kategorische Imperativ des Philosophen Kant kann dazu Leitschnur sein. Nur wenn ein Regelwerk besteht, das diesen Prinzipien entspricht und Raum für vernünftige Gewinnerzielung lässt, wird das Risiko von Fehleinstellungen grundsätzlich beseitigt und die langfristige, gesunde Entwicklung des Unternehmens sichergestellt.

Die deutsche Wirtschaft hat hierzu schon vor langer Zeit das Bild des „ehrbaren Kaufmanns“ entworfen. Das, wenn es ein wenig modifiziert ist, auch gut in unsere Zeit passt. Die Industrie- und Handelskammern haben dieses Bild in die Form eines CSR, eines: „strategischen Unternehmenskonzeptes zur Umsetzung der Werte des Ehrbaren Kaufmanns, wie Ehrlichkeit, Vertrauenswürdigkeit, nachhaltigem Umgang mit Ressourcen und Unterstützung des Gemeinwesens“ gegossen. Mehr darüber können Sie beispielsweise unter dem Link www.schwaben.ihk.de/produktmarken/Beratung_und_Dienstleistung/CSR erfahren.

Mein Beratungsansatz fügt sich direkt an eine derartige „Unternehmensphilosophie“ an.

Es kann kein vernünftiges Regelwerk geben, das davon ausgeht, dass der Fiskus ein Feind ist, gegen den jede Art von (Steuer)Widerstand erlaubt ist.

Hier setzt meine Beratung zur „Tax-Compliance“ an.

Wirtschaftlich vernünftiges Handeln steht im Vordergrund. Es muss rechtlich machbar sein und es darf nicht nur deswegen initiiert werden um Steuern zu sparen.

Kein Unternehmer sollte mehr Steuern zahlen als er muss. Fallen bei der Verwirklichung wirtschaftlich sinnvoller auf gesunden Profit gerichteten Handlungen aber Steuern an so sind diese auch zu erklären und zu bezahlen.

Ein Regelwerk das diese Herangehensweise unterstützt hilft langfristig zum Unternehmenserfolg.

Verstöße gegen auch ethisch vertretbare wirtschaftliche Tätigkeit führen langfristig zum Ruin. Das zeigen zurzeit eindrucksvoll aktuelle Fälle aus der Banken und Automobilwirtschaft. Die dort Handelnden haben durch ihre Verstöße gegen die Handlungsmaximen eines „ehrbaren Kaufmanns“ nicht nur für ihre Unternehmen, sondern für die deutsche Wirtschaft insgesamt einen kaum zu beziffernden Schaden angerichtet.