Nun, zum einen sind das die Daten der für steuerliche Zwecke geführten Lohn- und Finanzbuchhaltung. Das ist einzusehen. Dann sind es alle Daten, die zu einem Geschäftsvorfall geführt haben. Die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, die Richtlinien der Finanzverwaltung definieren unter Textziffer 1.9. den Begriff wie folgt:

„Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern (z.B. zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen).“

Nun denkt man dabei wohl als erstes an Daten aus Belegen wie Rechnungen, Gehaltsabrechnungen sowie Gebühren- und Steuerbescheide.

Etwas klarer wird der Umfang der steuerlich relevanten Daten, wenn man Textziffer 1.3. der GoBD liest:

„Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl 2010 II S. 452). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z.B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden.

Form, Umfang und Inhalt dieser im Sinne der Rzn. 3 bis 5 nach außersteuerlichen und steuerlichen Rechtsnormen aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Daten, Datensätze sowie Dokumente in elektronischer oder Papierform) und der zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt. Eine abschließende Definition der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen ist nicht Gegenstand der nachfolgenden Ausführungen. Die Finanzverwaltung kann diese Unterlagen nicht abstrakt im Vorfeld für alle Unternehmen abschließend definieren, weil die betrieblichen Abläufe, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen und Unterlagen sowie die eingesetzten Buchführungs- und Aufzeichnungssysteme in den Unternehmen zu unterschiedlich sind.“

Also ist es demzufolge erst einmal egal ob die Daten analog oder digital vorliegen. Dies schon eine erste Erkenntnis. Dann aber bleibt die Finanzverwaltung im ungefähren, sie spricht, unter Verweis auf oberste Rechtsprechung, von Unterlagen: „die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24.6.2009, BStBl 2010 II S. 452)“. Darunter kann man sich nun alle Arten von Unterlagen vorstellen, vom Bierdeckel in der Gastronomie auf der die Zahl der getrunkenen Biere vermerkt ist, bis zur nur rein digital auf einem speziellen, nur für den eigenen Firmenverbund kreiertem Format, erstellten Rechnung. Die Finanzverwaltung lässt den Steuerbürger hier allein und betont dies auch noch in dem sie die Verantwortung abwälzt: „Form, Umfang und Inhalt…der…Unterlagen werden durch den Steuerpflichtigen bestimmt.“ Na toll, könnte man meinen, dann sage ich einfach bei der nächsten Betriebsprüfung, die oder die vom Prüfer angeforderte Unterlage habe ich im Sinne meines ja ausdrücklich in den Richtlinien normierten Gutdünkens vernichtet. Ja, schon einzusehen, dass es so nicht funktionieren wird. Was gefordert wird ist neben der Verfahrensdokumentation (Textziffer 10.1. der GoBD), auch die schriftliche vom Steuerbürger zu erstellende Verfahrensanweisung zu Form, Umfang und Inhalt der steuerlich relevanten Unterlagen. In den letzten zwei Sätzen der Textziffer 1.3. der GoBD erklärt die Verwaltung auch, sich fast schon entschuldigend, warum sie „steuerlich relevante Daten“ nicht abschließend definiert, bzw. definieren kann.

Sicherlich wird sich erst in den nächsten Jahren hierzu eine oberste Rechtsprechung entwickeln.

Der Steuerbürger ist also gut beraten, wenn er neben einer Verfahrensdokumentation den Umfang der steuerlich relevanten Daten festlegt.

Da dies, wie schnell ersichtlich im Einzelfall, komplex und schwierig ist biete ich Ihnen als auf dieses Gebiet spezialisierter Steuerberater dabei meine Hilfe an.