Sie haben ein sogenanntes KM (kleines oder mittleres) Unternehmen und denken, dass digitalisierte Verfahrensabläufe schon irgendwann auch bei Ihnen im Unternehmen eingeführt werden, nur nicht jetzt. Dann sollten Sie schnell umdenken. Nicht nur im technischen Bereich schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam fort, auch der wirtschaftliche Teil ist massiv betroffen.

Die Finanzverwaltung, selbst nicht immer in der Lage das von ihr vorgegebene Ziel des sogenannten „E-Government“ (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung) zu erreichen, digitalisiert zunehmend ihre Verfahrensabläufe und sorgt dafür, dass der Steuerbürger verpflichtet wird sich in diese Abläufe zu integrieren.

Tut er es nicht, drohen Zuschätzungen und sogenanntes Verzögerungsgeld (§ 146 Abgabenordnung) allein aufgrund formaler Mängel. Selbst wenn materiell alles richtig ist ! (siehe hierzu auch die Ausführungen im BFH Beschluss vom 02.06.2014 – III B 101/13 (NV), veröffentlicht am 30.07.2014.

Allerdings gibt es überall auf dem Markt der Informationstechnologie sogenannte Dokumentenmanagement- und Archivierungssysteme. Das Angebot hier ist groß und unübersichtlich. Die Preisspannen für diese Systeme sind es auch.

Lassen Sie sich davon nicht abhalten. Sprechen sie mit ihrem IT-Partner. Er kennt sogenannte revisionssichere digitale Archivierungssysteme. Mancher dieser Systeme haben Volltextsuche und es können auch einfache Abläufe (workflow) hinterlegt werden. Diese Systeme kosten zwischen 2500,– und 4000,- Euro oder können für eine Monatsmiete von 100-200 Euro geleast werden. Im Idealfall sichern sie auch selbständig täglich die Daten verschlüsselt auf einen in Deutschland stehenden Server.

Ich rede gar nicht vom sogenannten ersetzenden Scannen im Rahmen der Buchführung, sondern davon, dass Sie unabhängig von Ihrer analogen Ablage ihre Post, ihre Unterlagen und Dokumente einscannen.

Haben Sie das eine Zeitlang lückenlos getan, können Sie am besten über einen Jahreswechsel überlegen ob Sie die eingescannten Belege nicht vernichten. Diese Überlegung muss stets damit einhergehen, ähnlich wie in der Schule gelernt, eine Vorgangsbeschreibung* über Ihr vorgehen hier zu erstellen. „Wer, wann, wo, wie, was“. Sollten sich darin wiederfinden.

Unter anderen haben die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband hierzu eine Musterverfahrensdokumentation entwickelt

Der Link hierzu lautet: www.dstv.de/download/gemeinsame-verfahrensbeschreibung

Sollten Sie selber buchen, dann können Sie entweder die Digitalisierungsmöglichkeiten ihrer Buchhaltungssoftware nutzen oder die von revisionssicheren digitalen Archivierungssystemen vergebene unabänderliche Dokumentennummer mit dem Buchungssatz (Belegnummernfunktion) verknüpfen. So haben Sie einen (von Mehreren) Schritt in Richtung „ersetzendes Scannen) getan.

Wichtig ist, dass Sie erkennen, dass es mit der Digitalisierung der „klassischen“ Buchführungsunterlagen allein nicht getan ist. Zur Buchführung zählen alle steuererheblichen Dokumente. Also auch Lieferscheine, Wiegeprotokolle, etc. Unterlagen also, die sich gewöhnlich nicht in ihrem Buchhaltungspendelordner befinden.

Ein wichtiger Punkt ist auch, dass Sie verpflichtet sind, Belege, die Sie digital erhalten haben auch digital aufzubewahren. Also eben nicht auszudrucken, digital zu vernichten und vielleicht für Zwecke der „klassischen“ Buchführung wieder einzuscannen. Mit „klassischen“ Buchführungsunterlagen meine ich die, welche sich regelmäßig in Ihrem Buchhaltungspendelordner wiederfinden. Also alle Unterlagen, die einen Buchungssatz bedingen.

Ich will in diesem Beitrag gar nicht weiter auf die vielfältigen, komplexen Vorgänge beim Übergang von analoger zu digitaler Archivierung eingehen.

Mir ist wichtig, dass Sie erkennen, dass Sie ab sofort beginnen können ihre analogen Belege zu Digitalisieren und digitale Belege auch digital zu lassen und so zu archivieren.

Nichts hält Sie davon ab, kein späterer vorgeblich günstiger Zeitpunkt. Kein Kosten und Zeitargument rechtfertigen ein Aufschieben dieser Entscheidung.

Digitalisieren Sie jetzt. Optimieren und um Verfahrensabläufe erweitern, können Sie auch später, Schritt für Schritt.

*Weiterführende Hinweise

[1] Detaillierte Informationen zu den Themen Verfahrensdokumentation und Aufbewahrungspflichten finden sich z. B. in folgenden Veröffentlichungen:

  • BSI Technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen“, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
  • Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS, VOI-Schriftenreihe, Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
  • Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösung, VOI-Schriftenreihe, Verband Organisationsund Informationssysteme e. V.
  • Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht, AWV-Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., Erich Schmidt Verlag

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